Politica GDPR 

 

  1. Considerații introductive 

Datele cu caracter personal au devenit în prezent mijloace și scopuri de lucru, astfel încât necesitatea de a elabora o protecție normativă durabilă s-a dovedit a fi vitală. Spitalul Municipal Brad și-a asumat responsabilitatea garantării drepturilor fundamentale privind protecția datelor cu caracter în conformitate cu prevederile tratatelor UE.

Datele cu caracter personal au fost definite a fi orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. În ceea ce privește prelucrarea acestor date,   instrumentul normativ general aplicabil, anume Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a  Directivei 95/46/CE – Regulamentul general privind protecția datelor, (în continuare, GDPR sau Regulamentul), cu aplicabilitate de la data de 25 mai 2018, a prevăzut imperiozitatea respectării drepturilor persoanei vizate (aspecte privind transparența și modalitățile de prelucrare). În vederea garantării unei protecții eficiente în domeniu, prin Regulament au fost consacrate o serie de principii specifice, obligații (pentru operator) și drepturi (pentru persoana vizată). Regulamentul reglementează prelucrările de date cu caracter personal, instituie libera circulație a acestor date și protejează drepturile și libertățile persoanelor fizice.

 

  1. Identitatea operatorului

În activitățile de prestare a serviciilor medicale, prelucrarea datelor cu caracter personal de către Spitalul Municipal Brad este realizată prin respectarea reglementărilor Regulamentului UE 679/2016 privind Protecția Datelor Personale, aplicat în România prin Legea nr. 190/18.07.2018.

Datele cu caracter personal sunt colectate în cadrul secțiilor și compartimentelor în care se desfășoară activități cu caracter medical sau alte tipuri de activități care implică relaționarea cu persoane fizice. Stocarea și prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează la adresa Spitalului Municipal Brad, strada Spitalului, nr. 3, municipiul Brad, județul Hunedoara, cu următoarele date de contact: telefon 0254611600, adresă de email contact@spitalbrad.ro.

 

  1. Responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal

Spitalul Municipal Brad întrunește statutul de ”autoritate sau organism public” definit prin art. 2, lit. a) din Legea nr. 190/2018 privind aplicarea GDPR în România, astfel prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează sub îndrumarea unui Responsabil cu Protecția Datelor desemnat în cadrul spitalului. Responsabilul cu Protecția Datelor poate fi contactat pentru orice solicitare legată de prelucrarea datelor cu caracter personal, atât în mod direct cât și prin intermediul numărului de telefon 0254611600, interior 114 sau a adresei de email gdpr@spitalbrad.ro.

 

  1. Categorii de persoane vizate și modul de obținere a datelor

Prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul Spitalului Municipal Brad vizează următoarele categorii de persoane:

  • Persoanele fizice care beneficiază de serviciile medicale prestate de spital;
  • Persoanele fizice care candidează sau dobândesc calitatea de angajat a Spitalului Municipal Brad;
  • Persoanele fizice care au calitatea de reprezentant al firmelor cu care există, poate exista sau este în pregătire, un parteneriat reglementat printr-un contract;
  • Persoanele fizice care pot deveni sau au fost parteneri contractuali sau comerciali ai Spitalului Municipal Brad.

Datele cu caracter personal pot fi obținute în următoarele moduri:

  • Direct de la persoanele fizice care beneficiază de serviciile medicale prestate de spital, sau care vizitează atât secțiile/compartimentele Spitalui Municipal Brad cât și site-ul instituției;
  • Din adresele/mesajele transmise prin intermediul emailului, telefonului, serviciilor poștale, prin care ne sunt adresate solicitări privind serviciile noastre, în cadrul procedurilor de Achiziții Publice privind achiziția de servicii și produse necesare spitalului pentru desfășurarea activității;
  • În cadrul întâlnirilor directe, între reprezentanții Spitalului Municipal Brad și posibili beneficiari, parteneri sau colaboratori;
  • Utilizând informații de contact publicate în mod voit în mediul online, de persoane care se pot încadra în una dintre categoriile mai sus menționate, prin intermediul social-media.

 

  1. Scopul prelucrării datelor, tipul de date prelucrate, temeiul juridic și durata prelucrării datelor cu caracter personal

Datele pacienților

Sunt prelucrate date cu caracter personal ale pacienților ori ale altor persoane vizate ( aparținătorii pacienților, vizitatori, etc.), în următoarele scopuri:

Prelucrarea datelor în scopul gestionării serviciilor de sănătate și asigurarea serviciilor medicale, organizare programe de lucru și gărzi, raportări, realizarea evidenței serviciilor medicale, arhivarea foilor de observație clinică generală, fișe de spitalizare de zi și continuă, fișe de imagistică, întocmirea fișelor de consum, etc., pentru care se vor prelucra următoarele tipuri de date cu caracter personal:

  • În vederea furnizării serviciilor medicale, decontarea serviciilor medicale de sănătate prin CAS/DSP, realizarea de cercetări științifice și prelucrarea statistică a datelor, se prelucrează date precum:
    • numele și prenumele, adresa, cetățenia, codul numeric personal, seria și numărul cărții de identitate;
    • date pentru completarea anexelor 6 și 7 reglementate prin Ordinul nr. 1782/2006, privind spitalizarea continuă, respectiv spitalizarea de zi, după cum urmează: codul de identificare al asiguratului, sex, data nașterii, domiciliu, cetățenie și domeniu de instruire, număr card european, număr card național, diagnostic la externare, starea la externare, procedurile medicale care au fost efectuate;
    • date pentru completarea anexei 2 din Ordinul nr. 1123/849/2016, date medicale precum: codul de identificare al asiguratului, sex, data nașterii, domiciliu, cetățenie și domeniu de instruire, număr card european, număr card național, diagnostic la externare, starea la externare, procedurile medicale care au fost efectuate, simptome, istoricul medical, istoricul de îngrijire, modul de viață al pacientului, tratament, servicii și investigații clinice.
  • În vederea îmbunătățirii serviciilor medicale prin completarea Chestionarului pentru evaluarea gradului de satisfacție al pacientului se prelucrează date precum: numărul de telefon, adresa de email.
  • În vederea asigurării securității bunurilor și persoanelor – se colectează și prelucrează prin intermediul mijloacelor de supraveghere video imaginea.
  • În vederea soluționării petițiilor sau cererilor, se prelucrează date precum: nume și prenume, adresa, număr de telefon, etc.

Datele angajaților

Spitalul Municipal Brad prelucrează și utilizează date cu caracter personal ale salariaților săi în scopul îndeplinirii relațiilor de muncă/contractelor de colaborare. Datele cu caracter personal pot fi prelucrate în eventualitatea participării candidaților la concursurile de ocupare a posturilor vacante sau în cazul angajării, precum și pentru îndeplinirea relațiilor de muncă dintre salariat și angajator (operator).

Tipurile de date colectate:

  • Date privind identitatea (nume și prenume etc.);
  • Date de contact (adresă, adresă e-mail, număr de telefon etc.);
  • Informații profesionale (locul de muncă, profesia, istoricul profesional, educație, vechime în muncă, etc.);
  • Informații personale (stare civilă, informații despre membri ai familei, informații privind asigurarea medicală, traseu adresă domiciliu-serviciu etc.);
  • Date de identificare (CNP, serie şi număr carte de identitate etc.);
  • Informații privind sănătatea, necesare pentru medicina muncii sau pentru evaluarea capacităţii de muncă a angajatului;
  • Informaţii financiare (salariu, beneficii, pensie, taxe, tranzacții financiare etc.);
  • Informații trafic internet (website-uri accesate, ip-uri accesate etc.);
  • Identificatori online (adresă e-mail, IP, user etc.);
  • Fotografii sau înregistrări video.

Categoriile de date menţionate sunt prelucrate în următoarele situaţii:

  • În cazul prelucrărilor necesare în procesul de recrutare;
  • În cazul în care persoana vizată este angajat(ă) în cadrul Spitalului Municipal Brad;
  • În cazul obligației de a respecta legile aplicabile și de a transmite anumite informații instituțiilor statului;
  • În cazul prelucrărilor necesare pentru reţinerea şi virarea de cotizaţii;
  • În cazul fotografiilor sau înregistrărilor video realizate pentru prezentarea Spitalului Municipal Brad;
  • Pentru siguranța și securitatea dumneavoastră și a bunurilor ce vǎ aparțin precum și securitatea angajaților și bunurilor Spitalului Municipal Brad;
  • Pentru asigurarea securităţii informatice şi cibernetice a unității.

Pe parcursul prestării procedurilor medicale în vederea stabilirii stării de sănătate, pot fi colectate și alte date privind sănătatea, prin analize și proceduri medicale. Datele cu caracter medical sunt prelucrate în baza acordurilor solicitate pacienților, conform Legii 95/2006 (actualizată) privind reforma în domeniul sănătății, precum și conform art. 6, al. 1, lit. (c), (d) și (e) din Regulamentul UE 679/2016. Durata de  păstrare a acestor date poate varia de la 3 ani (în cazul cotoarelor biletelor de trimitere/internare/analize sau registre de investigații medicale) până la 30 de ani în cazul foilor de observație clinică sau documente similar, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (actualizată).

În cazul desfășurării activităților curente (cu caracter medical, logistic, administrativ) reprezentanții spitalului pot colecta, accesa și utiliza  date cu caracter personal ale unor persoane fizice cu care vor relaționa în funcție de necesități (aparținători, reprezentanți ai unor parteneri contractuali, colaboratori, etc.). În acest scop, datele sunt colectate în baza acordului dat de persoanele vizate, în condițiile prevăzute de art. 6. al. (1) lit. a) și art. 7 din Regulamentul UE 679/2016 și art. 6 al. (1) lit. (f) din Regulamentul UE 679/2016, atunci când astfel de date sunt colectate din surse publice. Durata de stocare a acestor date poate fi nelimitată, în măsura în care Spitalul Municipal Brad își păstrează statutul juridic, însă poate fi restricționată la cererea oricărei persoane vizate, adresată în baza exercitării drepturilor persoanelor vizate, prevăzute în Regulamentul UE 679/2016.

În situația în care Spitalul Municipal Brad prelucrează date cu caracter personal în scopul încheierii și desfășurării unor activități reglementate contractual, persoanelor care au calitatea de parte contractuală sau reprezentant al acesteia. Acest tip de date sunt prelucrate în baza art. 6 al. (1) lit. b) din Regulamentul UE 679/2016. Aceste categorii de date sunt păstrate pentru perioade de timp care încep de la 3 sau 10 ani din momentul încetării valabilității unor contracte comerciale uzuale sau de tip financiar-contabil ori aprovizionare, până la 75 ani în cazul datelor regăsite în dosarele de personal.

 

  1. Obligația furnizării datelor

În calitate de persoană vizată nu aveți obligația de a furniza instituției noastre datele dumneavoastră cu caracter personal, excepție făcând situațiile impuse de lege sau prin reglementări contractuale în care sunteți parte. Cu toate acestea vă aducem la cunoștință faptul că refuzul dumneavoastră de  a ne furniza date pe care personalul Spitalului Municipal Brad vi le poate solicita, sau refuzați efectuarea unor proceduri medicale prin care pot fi colectate astfel de date, poate atrage după sine imposibilitatea prestării activităților sau furnizarea serviciilor medicale pentru care a-ți contactat spitalul, în special procedurile cu caracter medical, care pot depinde de furnizarea sau colectarea acestor date.

 

  1. Interesele legitime

Atunci când Spitalul Municipal Brad prelucrează date cu caracter personal în baza art. 6 al. (1) lit. f) din Regulamentul UE 679/2016, interesele legitime în legătură cu care spitalul poate efectua astfel de prelucrări pot fi în următoarele situații:

  • Identificarea și contractarea unor potențiali colaboratori, prestatori de servicii sau a unor candidați pentru ocuparea unor posture vacante;
  • Efectuarea unor cercetări sau studii medicale, iar datele vor fi prelucrate numai după anonimizarea ireversibilă a acestora;
  • Optimizarea conținuturilor web sau a paginilor social-media gestionate de Spitalul Municipal Brad.

 

  1. Securitatea datelor cu caracter personal

Prelucrarea tuturor datelor de către Spitalul Municipal Brad, incusiv a celor cu caracter personal, se face asigurând confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea acestora, cu respectarea Regulamentului UE 679/2016. În contextul asigurării securității datelor prelucrate, sunt elaborate politici și proceduri interne de securitate ale documentelor fizice și ale sistemelor informatice și se asigură protecția necesară:

  • Protecția fizică a spațiilor în care sunt utilizate sau amplasate sistemele electronice utilizate pentru prelucrarea datelor;
  • Protecția accesului la sistemele informatice, prin politici de gestionare a identității și autentificării personalului autorizat să utilizeze aceste sisteme;
  • Protecția datelor prelucrate prin controlul transferurilor de date în/din afara sistemului informatic și alocarea accesului de date în limita atribuțiilor funcționale;
  • Asigurarea integrității datelor prin protecția sistemelor și dispozitivelor împotriva erorilor funcționale;
  • Asigurarea disponibilității datelor, prin politici de back-up a datelor efectuate în timp real sau planificat.

 

  1. Transferul datelor către o țară terță sau o organizație internațională din afara Uniunii Europene

Transferurile de date cu caracter personal în afara țării noastre, se fac doar în situații particluare, spre exemplu atunci când contractele încheiate între Spitalul Municipal Brad și parteneri externi impun astfel de transferuri (precum în cazul unor programe de perfecționare sau formare profesională) sau în vederea protejării intereselor vitale ale pacienților ori la cererea acestora. Dacă transferul datelor trebuie făcut în afara Uniunii Europene și implicit, în afara jurisdicției GDPR, atunci transferal se va realiza în baza art. 49 al. (1) lit (a)-(d) și (e) din Regulamentul EU 679/2016.

 

  1. Drepturile persoanelor vizate

Drepturile de care beneficiază persoanele vizate enumerate la punctul 3 si pe care Spitalul Municipal Brad le asigură, sunt:

  • Dreptul de acces la datele cu caracter personal – persoanele vizate pot solicita Spitalului Municipal Brad o confirmare  a faptului că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care le privesc și dacă este cazul, acces la datele respective.
  • Dreptul la rectificarea sau ștergerea datelor – Persoanele fizice ale căror date sunt prelucrate de către Spitalul Municipal Brad au dreptul de a obține, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal care o privesc și despre care persoanele în cauză, constată că sunt inexacte. Ținându-se seamă de scopurile pentru care au fost prelucrate datele, persoana vizată poate completa datele cu caracter personal incomplete. De asemenea persoanele vizate au dreptul de ștergere a datelor cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, în baza prevederilor art. 17 al. (1) din Regulamentul EU 679/2016 și numai atunci când sunt aplicabile prevederile art. 17 al. (3) din Regulamentul EU 679/2016, care permite respingerea unei astfel de solicitări în măsura în care prelucrarea este necesară pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare, pentru respectarea unor obligații legale ale Spitalului, pentru îndeplinirea unor activități executate în interes public sau al sănătății publice, în scopuri de arhivare în interes public, cercetare științifică sau istorică, statistică sau exercitarea/apărarea unui drept în instanță.
  • Dreptul de restricționare a prelucrării – Persoanele vizate au dreptul de a obține restricționarea prelucrării datelor, când se contestă exactitatea datelor și pentru o perioadă care să permită verificarea și corectarea acestora, când se consideră că scopurile în care au fost colectate nu mai justifică prelucrarea lor sau când se contestă legitimitatea prelucrării.
  • Dreptul de a se opune prelucrării – Persoanele vizate au dreptul de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal de către Spitalul Municipal Brad, din motive legate de situații particulare în care se pot afla la un moment dat, prelucrării în scopuri de marketing, creării de profiluri sau de a face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată și prin care se produc efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar, într-o măsură semnificativă.
  • Dreptul la portabilitatea datelor – în situația în care datele au fost furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat prin intermediul sistemelor informatice, persoana fizică vizată prin acest tip de prelucrare, are dreptul, în cazurile prevăzute de art. 20 din Regulamentul EU 679/2016, de a solicita transmiterea acestor date altui operator, fără obstacole din partea Spitalului Municipal Brad.
  • Dreptul de a retrage consimțământul – consimțământul poate fi retras în orice moment, dar nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului, înainte de retragerea acestuia.

Exercitarea acestor drepturi, se face prin adresarea unei solicitări prin intermediul datelor de contact prezentate la pct. 2, sau în mod direct Responsabilului cu Protecția Datelor cu Caracter Personal, prin adresa de email gdpr@spitalbrad.ro, la secretarial unității, sau în scris la adresa Spitalului Municipal Brad, strada Spitalului, nr. 3, municipiul Brad, județul Hunedoara. La orice solicitare se va emite un răspuns în maxim 30 de zile , cu detalii privind modul de soluționare a acesteia.

Notificare prelucrare date cu caracter personal

Informare privind prelucrarea datelor cu caracter peronal prin mijloace de supraveghere video